Onboarding de Clientes

Onboarding en salud que no suma horas extra a tu equipo

Automatizamos la incorporación de pacientes y clientes con IA diseñada específicamente para tus flujos, sistemas y regulaciones.

Conversemos sobre tu proceso

Contexto de la Industria

El onboarding en salud tiene presiones propias: alta rotación de personal administrativo, regulaciones que cambian (RGPD, Ley de Historia Clínica), y la necesidad de conectarse con sistemas legacy (HIS, ERP) que no hablan entre sí. Cada paciente nuevo implica capturar datos clínicos, administrativos y financieros desde múltiples fuentes (formularios web, email, llamadas) que terminan reingresados a mano. Los errores en esta etapa pegan directo en la experiencia del paciente y en los ingresos por facturación incorrecta o tardía.

En números

12 days

average patient onboarding cycle

Advisory Board, 2025

34%

of onboarding tasks are redundant data entry

KPMG Healthcare Ops, 2024

65%

reduction in onboarding time with AI automation

Deloitte Digital Health, 2025

El Problema

Con qué te estás enfrentando

Reingreso manual de datos desde formularios online a sistemas internos (HIS, SAP), con errores que después requieren llamadas de verificación

Pacientes que abandonan la pre-admisión por formularios largos que no recuerdan qué ya completaron

Demora en validar coberturas médicas por falta de integración con sistemas de prepagas y obras sociales

Información dispersa: datos clínicos en un sistema, consentimientos en otro, facturación en un tercero sin conexión

Incumplimiento involuntario de normativas por falta de trazabilidad en consentimiento informado o historial de contactos

La Solución

Cómo funciona

Arrancamos mapeando tus procesos reales de onboarding con entrevistas automatizadas de IA a tu equipo. Identificamos dónde se pierde tiempo, qué datos se reingresan y qué sistemas necesitan intervención manual. Diseñamos una solución que automatiza la captura, validación y distribución de información según tus reglas. Nuestra plataforma propia se conecta con tus sistemas existentes (HIS, CRM, email) para que los datos fluyan sin reingresos. Construimos flujos adaptativos: si un paciente abandona un formulario, retoma donde lo dejó; si hay inconsistencias, el sistema las detecta y pide corrección automáticamente. Entregamos un sistema funcionando en semanas, con mantenimiento incluido.

Arc

Automatiza flujos de datos entre sistemas legacy y nuevas entradas, con validación en tiempo real

Wand

Extrae y estructura datos desde formularios, emails y documentos escaneados, adaptándose a tus formatos

En la Práctica

Antes y después

Antes

Un paciente completa un formulario web de pre-admisión. Un administrativo imprime el PDF, ingresa los datos a mano al HIS, después al sistema de facturación. Llama a la obra social para verificar cobertura. Si hay un error, vuelve a llamar al paciente. El proceso toma 45 minutos por paciente.

Después

El paciente completa un formulario adaptativo que solo pregunta lo necesario. La solución valida cobertura con la obra social en tiempo real, estructura los datos y los manda al HIS y al sistema de facturación automáticamente. Si hay inconsistencias, avisa al paciente por SMS. El administrativo solo interviene en excepciones. Tiempo por paciente: 3 minutos.

1 Captura de datos desde formularios, emails y documentos escaneados
2 Validación automática con sistemas de prepagas y normativas vigentes
3 Distribución estructurada a HIS, CRM y facturación sin reingreso manual
4 Notificaciones proactivas a pacientes y staff para correcciones o pasos pendientes
5 Trazabilidad completa para auditoría regulatoria

72%

menor tiempo de onboarding

En clientes de salud, el tiempo promedio de incorporación de pacientes bajó de 2 días a 4 horas.

FAQ

Preguntas frecuentes

¿Cómo se integra con nuestros sistemas legacy?

Mapeamos las APIs o construimos conectores a medida para tus sistemas (ej: SAP IS-H, InterSystems, GHIA). No necesitás cambiar tu infraestructura.

¿Cumplen con regulaciones locales de salud?

La solución se diseña para cumplir con tus protocolos y normativas. Incluimos trazabilidad de consentimientos, historial de accesos y registros auditables por defecto.

¿Qué pasa si nuestro proceso cambia?

Reconfiguramos sin costos adicionales. Tu equipo puede modificar flujos simples; para cambios complejos, nosotros lo hacemos en horas.

¿Cómo manejan datos sensibles de salud?

Todo se procesa en tu infraestructura o en cloud con enclaves seguros. No usamos datos para entrenar modelos externos. Cumplimos RGPD y Ley de Historia Clínica.

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