Procesamiento de Documentos

Documentos de retail procesados. Sin errores. Sin equipos dedicados.

Automatizamos facturas, devoluciones y cumplimiento regulatorio con IA diseñada específicamente para tus operaciones.

Automatizar mis documentos
Contexto de la Industria
El retail vive una tormenta documental: rotación de personal del 60% en backoffice, regulaciones que cambian trimestralmente (como precios cuidados o etiquetado frontal), y proveedores que mandan facturas en formatos dispares (PDF escaneado, Excel, emails con imágenes). Cada error en una factura genera sobrestock, faltantes o multas por incumplimiento. Los equipos humanos no dan abasto en picos estacionales como liquidaciones o festividades.
En números
55%
of retail documents still processed manually
Deloitte Retail, 2024
20 min
average processing time per vendor invoice
McKinsey Retail Ops, 2025
89%
accuracy with AI invoice and PO processing
Gartner AI Applications, 2024
El Problema

Con qué te estás enfrentando

Facturas de proveedores en formatos inconsistentes: PDF escaneados, Excel mal armados, emails con imágenes adjuntas que hay que digitar a mano.
Devoluciones de clientes que generan notas de crédito no reconciliadas con el sistema de inventario, causando discrepancias en stock.
Cumplimiento regulatorio: etiquetado frontal, precios cuidados y documentación de origen requieren revisión manual constante ante cambios frecuentes.
Procesamiento de órdenes de compra y albaranes que no se integran con el ERP, generando órdenes duplicadas o pagos erróneos.
La Solución

Cómo funciona

Arrancamos mapeando tus flujos reales de documentos: entrevistamos a tu equipo con IA para entender cómo procesan facturas, devoluciones y regulaciones en la práctica. Diseñamos una solución que extrae datos de cualquier formato (PDF escaneado, Excel, emails) y los integra directo con tu ERP (SAP, WinRetail, o sistemas legacy). Usamos nuestro tooling interno para entrenar modelos de IA que reconocen tus documentos específicos, incluso con sellos, firmas o formatos no estándar. La solución se despliega en tus sistemas, no como SaaS externo, y aprende de las correcciones de tu equipo para ir bajando errores. Entregamos en 4-6 semanas un sistema funcionando, con soporte para modificaciones ante nuevos requisitos regulatorios.

POI

Extracción y clasificación automática de datos de documentos no estructurados (facturas, albaranes, emails) con validación contra tus sistemas existentes.

Arc

Orquestación de flujos de trabajo entre documentos, ERP y equipos humanos, con reglas de negocio configuradas para tus operaciones.

En la Práctica

Antes y después

Antes
Un empleado recibe 50 emails diarios de proveedores con facturas adjuntas como PDF escaneados. Las descarga, imprime, digita manualmente en Excel, y luego sube el Excel al ERP. Errores de tipeo generan órdenes duplicadas o pagos incorrectos.
Después
El sistema que construimos lee automáticamente los emails, extrae los PDF adjuntos, identifica proveedor, número de factura y monto, y los ingresa directo al ERP con validación contra órdenes de compra existentes. El equipo solo revisa excepciones (5% de los casos).
  1. 1 Recepción automática de documentos desde email, scanner o APIs de proveedores.
  2. 2 Clasificación y extracción de datos clave (proveedor, monto, SKUs) usando IA entrenada con tus documentos históricos.
  3. 3 Integración con ERP para validación y registro automático, con alertas para discrepancias.
  4. 4 Dashboard de excepciones donde el equipo revisa y corrige casos complejos, alimentando el aprendizaje de la IA.
70%
reducción en tiempo de procesamiento
En un retailer de 200 tiendas, con facturas de 300+ proveedores diferentes.
FAQ

Preguntas frecuentes

¿Cómo se integra con nuestro ERP legacy o sistemas antiguos?
Construimos conectores personalizados. Hemos integrado con sistemas desde SAP hasta soluciones locales de 20 años. La solución corre en tu infraestructura o en la nube que uses.
¿Qué pasa si cambian las regulaciones (ej: nuevo etiquetado)?
Reentrenamos los modelos de IA en días, no semanas. Incluimos soporte para actualizaciones regulatorias como parte del servicio.
¿Requiere cambios en nuestros procesos actuales?
No. La IA se adapta a tus flujos existentes. Mapeamos cómo trabajás hoy y automatizamos sin imponer métodos nuevos.
¿Cómo manejan documentos con sellos, firmas o formatos no estándar?
Entrenamos modelos específicos para tus documentos, incluso con marcas, logos de proveedores o formatos únicos. La IA aprende de tus correcciones.
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